Enterprise Resource Planning (ERP): Defenisi, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangan

Oleh Admin

Definisi ERP (Enterprise Resource Planning)

Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya diterapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Pada tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.

Pada 1980-an, MRP dikembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Pada tahun inilah istilah ERP mulai digunakan.

Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II. Ini adalah ERP berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet). Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin diminati oleh berbagai bisnis terutama UKM dikarenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau.

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) menurut para ahli;

Menurut Daniel E. O’ Leary dalam bukunya Enterprise Resource Planning Systems (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerful yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.
Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.
Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concepts in Enterprise Resource Planning (Third Edition, Halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem berbasis komputer sebagai tulang punggung perusahaan yang didesain untuk mengotomatisasi banyak proses transaksi perusahaan dan terintegrasi secara real time.

Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, sistem ERP juga semakin maju. Bahkan saat ini, sistem ERP dapat diakses melalui berbagai perangkat mobile dari luar perusahaan melalui internet, sehingga dapat dijangkau oleh pengguna kapanpun dan dimanapun mereka berada. Hal ini tentunya juga diiringi oleh semakin majunya mekanisme keamanan dari sistem tersebut.

Implikasi ERP pada perusahaan sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaan maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :

Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.

Fungsi ERP (Enterprise Resource Planning)

Meskipun ERP pada awalnya dirancang untuk industri manufaktur, sekarang perangkat lunak ini telah berkembang ke berbagai sektor lainnya seperti jasa, pendidikan, ritel dan grosir, real estate, makanan dan minuman, kesehatan, dan bahkan pemerintahan.

Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. ERP memungkinkan perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh fungsi dasar tersebut. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan;

1. Mengoptimalkan Efisiensi

Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.

Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.

2. Meningkatkan Kolaborasi

Kolaborasi antar departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. ERP software meruntuhkan dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain. ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.

3. Menghemat Biaya Operasional

ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional, karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan. Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.

Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang diberhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.

5. Membuat Prakiraan Bisnis Yang Akurat

Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan mempengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi ERP bisa memfasilitasi semua itu.

Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring ketidakkonsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.

6. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Sistem ERP memberikan akses cepat kepada Anda untuk melihat informasi dan riwayat pelanggan sehingga Anda dapat memahami kebutuhan mereka dengan lebih baik. Perangkat lunak ini juga membantu Anda meningkatkan kepuasan pelanggan dengan mempercepat proses order fulfillment.

7. Meningkatkan Daya Saing

Seiring dengan meningkatnya permintaan konsumen dan perubahan teknologi yang begitu cepat, penting bagi Anda untuk mengadopsi sistem modern supaya Anda dapat memenangkan persaingan di industri Anda.

Solusi ERP dirancang untuk menawarkan fleksibilitas, kemampuan beradaptasi, dan skalabilitas untuk pertumbuhan bisnis. Dengan perangkat lunak ERP yang tepat, bahkan UKM dapat bersaing secara efektif dengan pemain yang lebih besar.

Modul-Modul Dalam ERP (Enterprise Resource Planning)

Setiap sistem ERP memiliki modul yang berbeda, namun biasanya ada beberapa modul dasar yang dimiliki oleh sistem ERP yang canggih. Fungsi dari modul-modul dasar ini dinilai penting bagi berbagai jenis perusahaan. Berikut ini adalah beberapa modul dasar yang ada dalam sistem ERP secara umum;

1. Accounting (Akuntansi)

Modul akuntansi berfungsi mengelola arus kas yang masuk dan keluar dalam suatu perusahaan. Modul juga membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, manajemen pajak, dan lain-lain. Laporan keuangan perusahaan dapat dibuat hanya dengan beberapa klik dengan modul ini.

2. CRM

Modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan kinerja penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan. Modul ini juga membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak, dan lain-lain.

3. HRM

Modul HRM (Human Resource Management) membantu meningkatkan efisiensi departemen SDM atau HR dalam perusahaan. Modul ini membantu mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan lain-lain. Manajemen Penggajian merupakan salah satu sub modul yang paling penting dalam modul HRM yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.

4. Sales (Penjualan)

Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti pertanyaan penjualan, penawaran, sales order, dan faktur. Integrasi modul Penjualan dan CRM dapat mempercepat siklus penjualan dan menghasilkan keuntungan lebih besar bagi perusahaan.

5. Inventory (Inventaris)

Modul inventaris berguna untuk melacak dan mengelola stok barang di perusahaan termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventaris. Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul inventaris dengan barcode atau SKU scanner. Modul inventaris akan lebih efektif jika diintegrasikan dengan modul pembelian.

6. Purchasing (Pembelian)

Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini termasuk: daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok. Modul ini dapat diintegrasikan dengan modul inventaris untuk manajemen pengadaan stok yang lebih optimal.

7. Manufacturing (Manufactur)

Modul ini berfungsi meningkatkan efisiensi dalam proses manufaktur dalam suatu bisnis, seperti; perencanaan produk, material routing, pemantauan produksi harian, dan pembuatan Bill of Materials. Sistem ERP yang baik memungkinkan modul manufaktur untuk diintegrasikan dengan barcode atau RFID scanner.

Perbedaan ERP dan SIA

SIA dan ERP memiliki perbedaan pada fitur, bentuk, dan fungsinya. SIA atau sebuah Integrated Accounting System mengintegrasikan fungsi spesifik ke Accounting sedangkan ERP adalah sistem yang dapat menyatukan lebih banyak fungsi/modul bisnis, bisa mencakup fungsi bisnis seperti sumber daya manusia (human resource), manajemen persediaan (inventory management), sales and distribution, supplier and purchase order management, dan financial resourse management. Jadi bisa dibilang kalau SIA hanya menangani satu business function sedangkan ERP menangani seluruh business function yang ada pada suatu perusahaan.

Selain itu, tujuan dari kedua sistem juga berbeda, SIA bertujuan untuk melakukan improvement efisiensi dan accuracy financial dan cost accounting dan laporan keuangan, memenuhi tujuan ini dengan mengasimiasi aspek financial dan cost accounting.-seperti general ledger, journal entries, account payable, accounts receivable, dan fixed asset accounting ke dalam satu sistem accounting. Karena financial recording terjadi pada satu akun, SIA membuat akses informasi finansial lebih cepat dan lebih mudah serta dapat mengurangi cost untuk pekerja administrasi. Tidak seperti SIA, ERP system menggabungkan data dari berbagai bisnis proses yang berbeda menjadi sebuah sistem informasi yang sangat besar dan komprehensif. Tujuan utamanya adalah untuk memfasilitasi manajemen sehari-hari dari operasi bisnis.

Perbedaan lain yaitu SIA menangani transaksi accounting seperti payroll, account receivable, account payable, trial balance, dan beberapa modul umum seperti billing, sales order, general ledger, timesheet, expense, serta electronic payment. Sementara itu, ERP merupakan sebuah resource management system, yang dapat melakukan tracking tangible dan intangible asset, material, human resources, dan financial resources. Yang membedakan antara SIA dan ERP dalam hal ini adalah ERP menyediakan fungsi yang tidak ada pada SIA, yaitu faktor intangible seperti jumlah jam kerja, product lifecycle, performance units, dan customer relations. Secara sederhana, bisa dikatakan bahwa SIA adalah sebuah subset dari sebuah ERP.

Contoh software SIA yang ada sekarang ini adalah MYOB, MOAE, Accurate Accounting, Daceassy Accounting, dan Zahir Accounting. Sedangkan contoh software ERP adalah SAP, Oracle, JDEdwards, PeopleSoft, Micosoft Business Solution, IFS (Industrial & Financial System), QAD MFG/Pro, Compiere ERP/CRM, Adempiere, OpenBravo, dll.

Dari perbedaan-perbedaan antara SIA dan ERP, masing-masing software tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan, diantaranya sebagai berikut.

Kelebihan ERP:

Merupakan sebuah Resource Management Software yang dapat mengendalikan seluruh aspek (tidak hanya aspek keuangan) dalam sebuah organisasi ke dalam sebuah software
Memungkinkan kerja pada lokasi-lokasi yang berbeda secara geografis dalam sebuah organisasi dan dapat memberikan gambaran status seluruh organisasi kepada pusat organisasi setiap hari
Sebuah tool yang tidak hanya menggambarkan bagaimana suatu bisnis berjalan tetapi memberikan saran bagaimana suatu bisnins dapat meningkatkan profitnya
Akses informasi yang dapat dipercaya
Menghindari redundansi dari pemasukan data dan operasi
Pengurangan biaya dan skalabilitas

Kekurangan ERP

Harganya mahal
Menyebabkan ketergantungan terhadap suatu vendor tertentu
Memiliki kompleksitas, biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.
Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

Kelebihan SIA:

Menangani bermacam-macam sistem akuntansi an transaksi yang kompleks
Preses pengolahan datanya cepat
Memiliki tingkat akurasi performansi yang tinggi dan tepat waktu
Efisiensi sumber daya manusia dan biaya
Membantu serta meningkatkan kualitas keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen
Meningkatkan pembagian pengetahuan

Kekurangan SIA

1. Hanya menangani fungsi-fungsi keuangan , tidak mencakup faktor intangible

2. Beberapa software akuntansi sangat mahal, seperti Accurate dan Zahir Accounting

KESIMPULAN

Lingkungan bisnis saat ini selalu berubah menyesuaikan tuntutan masyarakat yang selalu berkembang baik dari segi kehidupan ekonomi, sosial, budaya, politik serta gaya hidup. Perubahan lingkungan global menuntut perusahaan untuk selalu memberikan mutu yang baik, fleksibel, transparan, inovatif, serta memiliki multi kompetensi. Dalam perubahan lingkungan yang ada, teknologi informasi merupakan elemen yang sangat mempengaruhi lingkungan organisasi secara signifikan. Teknologi informasi yang digunakan dalam sistem informasi berkembang secara pesat, ERP (enterprise resource planning) merupakan aplikasi dari sistem informasi yang berbasis enterprise, dimana memungkinkan terjadi integrasi data yang terdapat pada keseluruhan unit yang ada dalam organisasi, sehingga hal ini memampukan organisasi bisnis untuk mengambil keputusan secara akurat dan cepat.

ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional bisnis yang kompleks sehingga meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengoptimalkan produktivitas bisnis. Perangkat lunak ini dapat digunakan oleh setiap bisnis dengan berbagai skala; baik kecil, menengah, maupun besar. Dalam kaitannya dengan bidang akuntansi, ERP membawa pengaruh kedalam pendidikan akuntan, profesi akuntansi dan tentu saja profesi auditor.