Table of Contents

Ilustrasi Pembuatan Flowchart Analitik

Tujuan bagian ini adalah untuk menggambarkan penyusunan flowchart analitik dalam sebuah sistem pengolahan transaksi. Sistem berikut ini akan dijadikan contoh pembuatan flowchart:

Langkah-langkah Pembuatan Flowchart

Kasir membuka surat yang berisi pembayaran tunai dan surat pemberitahuan dari pelanggan. Kasir menyiapkan batch control total atas semua surat pembayaran yang diterima. Batch control total akan dikirim ke petugas buku besar untuk diposting ke dalam buku besar. Surat pemberitahuan pembayaran dari pelanggan akan dikirim ke petugas piutang dagang untuk dicatat ke dalam buku pembantu piutang dagang.

Kasir selanjutnya akan membuat dua salinan slip setoran, menyetorkan kas ke bank, dan mengarsip salinan kedua dari slip setoran tersebut, (yang telah divalidasi oleh bank). Salinan disusun urut tanggal.

Karyawan buku besar akan mem-posting batch control total ke dalam buku besar, kemudian mengarsip batch control total urut tanggal. Petugas piutang dagang akan mem-posting surat pemberitahuan pelanggan ke dalam buku pembantu piutang dagang dan mengarsip surat pemberitahuan urut tanggal.

Merencanakan Flowchart

Pertama, kita harus mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan yaitu aplikasi perangkat lunak yang tepat jika menggunakan komputer dan template flowchart, serta alat tulis yang sesuai jika flowchart akan digambar di atas kertas. Selanjutnya, perlu ditentukan jenis flowchart yang akan dibuat.

Memilih Simbol

Setelah menentukan jenis flowchart yang dibutuhkan, penting untuk memilih simbol yang akan digunakan untuk menggambar flowchart. Simbol standar ANSI X3.5 disarankan untuk dipakai, meskipun beberapa perusahaan memiliki simbol sendiri yang bisa digunakan sesuai kebutuhan.

Analisis Sistem

Kita perlu menentukan entitas apa yang akan digambarkan sebagai kolom yang terpisah. Biasanya hanya entitas yang aktivitas pengolahan datanya akan digambarkan secara rinci. Ada tiga entitas yang harus dipisahkan terkait dengan analisis terhadap sistem ini: kasir, petugas buku besar, dan petugas piutang dagang.

Gambar Simbol untuk Prosedur Manual Membuat Flowchart

Selanjutnya, perlu mengidentifikasi dokumen yang akan terlibat dalam proses pengolahan. Ada enam dokumen yang terlibat dalam ilustrasi sistem ini: pembayaran kas, surat pemberitahuan dari pelanggan, batch control, slip setoran, buku besar, dan buku piutang dagang. Setiap dokumen tersebut harus disajikan dengan cara yang tepat dalam flowchart.

Menggambar Flowchart

Tujuan utama pembuatan flowchart adalah untuk menggambarkan alur dokumen pada sistem dengan menggunakan simbol flowchart yang tepat. Kasir membuka surat yang berisi uang kas dan surat pemberitahuan pembayaran, yang diindikasikan dengan simbol terminal sebagai sumber surat (dalam hal ini pelanggan).

Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan surat dan kas, sementara simbol input/output dasar digunakan untuk menggambarkan proses membuka surat.

Peraturan Sandwich

Perhatikan kesamaan antara dua bagian flowchart yang telah dibahas sebelumnya. Dalam kedua flowchart tersebut, dokumen mengalir ke dalam proses dan keluar dari proses. Setiap simbol proses harus memiliki input dan output yang jelas. Ini disebut peraturan sandwich: setiap simbol proses harus diapit simbol input dan simbol output.

Penggunaan Simbol Konektor

Simbol konektor digunakan untuk mengeliminasi alur yang panjang dan memperjelas alur dokumen. Simbol ini memberikan fleksibilitas untuk membuat modul-modul flowchart tanpa mengubah logika atau struktur fisik flowchart tersebut.

Hubungan Entitas-Kolom

Kasir mengisi dua salinan slip setoran bank, kemudian menyetorkan kas yang diterima ke bank. Slip setoran yang telah divalidasi oleh bank akan diarsipkan dengan urut tanggal. Proses ini akan digambarkan pada kolom “kasir” dalam flowchart.

Diskusi

Dalam pembuatan flowchart, ada banyak pilihan yang harus dibuat, termasuk pemilihan simbol dan penataan alur. Flowchart yang dihasilkan harus dapat menggambarkan fungsi sebuah sistem dengan jelas. Beberapa panduan umum ketika menggambar flowchart adalah:

• Analisis sistem untuk mengidentifikasi entitas dan dokumen.
• Pilih simbol yang akan digunakan sesuai dengan panduan umum.
• Buatlah sketsa kasar flowchart sistem untuk menentukan letak kolom entitas dan alur dokumen.
• Review sketsa untuk memastikan tidak ada aktivitas yang terlewatkan atau kesalahan.
• Pastikan flowchart tersebut menggambarkan sistem dengan jelas, dan jika diperlukan, tambahkan komentar.

Teknik Narasi

Teknik narasi sangat bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara mendalam memungkinkan analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Selain itu, tinjauan terhadap dokumentasi, seperti flowchart, struktur organisasi, manual prosedur, dan data historis, juga penting untuk memahami organisasi dan proses yang dianalisis.