Teknik Dokumentasi Sistem: Data Flow Diagram (DFD) dalam Sistem Informasi Akuntansi

Updated: 12 Oct, 2026 • • min read

Table of Contents

Materi Perkuliahan Sistem Informasi Akuntansi

Dalam mempelajari Sistem Informasi Akuntansi (SIA), mahasiswa tidak hanya dituntut untuk memahami proses pencatatan transaksi keuangan, tetapi juga harus mampu memahami bagaimana suatu sistem informasi bekerja. Setiap transaksi akuntansi melibatkan berbagai aktivitas, mulai dari penerimaan data, pengolahan transaksi, penyimpanan informasi, hingga menghasilkan laporan yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Agar suatu sistem dapat dipahami dan dianalisis dengan baik, diperlukan teknik dokumentasi sistem. Dokumentasi sistem merupakan cara untuk menggambarkan bagaimana suatu sistem berjalan, bagaimana data berpindah dari satu bagian ke bagian lainnya, serta bagaimana informasi dihasilkan.

Salah satu teknik dokumentasi yang banyak digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi adalah Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan alat dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam suatu sistem, termasuk sumber data, proses pengolahan, penyimpanan data, dan tujuan informasi.

Dalam konteks Sistem Informasi Akuntansi, DFD dapat digunakan untuk mendokumentasikan berbagai siklus transaksi perusahaan, seperti siklus penjualan, pembelian, penerimaan kas, pengeluaran kas, penggajian, dan pengelolaan persediaan.

Capaian Pembelajaran: Setelah mengikuti pembelajaran ini, mahasiswa diharapkan mampu:

Menjelaskan pengertian dan fungsi teknik dokumentasi sistem dalam Sistem Informasi Akuntansi.
Memahami konsep dasar dan manfaat Data Flow Diagram (DFD).
Mengidentifikasi simbol-simbol yang digunakan dalam penyusunan DFD.
Membedakan Context Diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, dan DFD Level 2.
Menjelaskan hubungan antara aliran data, proses, penyimpanan data, dan entitas eksternal.
Menyusun DFD berdasarkan prosedur transaksi dalam sistem informasi akuntansi.
Menganalisis aliran informasi dan mengidentifikasi kelemahan proses bisnis melalui DFD.

DAFTAR ISI

Pendahuluan: Teknik Dokumentasi Sistem
Konsep Dasar Data Flow Diagram
Simbol-Simbol Data Flow Diagram
Tingkatan Data Flow Diagram
Aturan Penyusunan DFD
Studi Kasus DFD Sistem Penjualan Tunai
Manfaat DFD untuk Pengendalian Internal
Langkah-Langkah Membuat DFD
Rangkuman Materi
Referensi Perkuliahan

A. PENDAHULUAN: TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

1. Pengertian Teknik Dokumentasi Sistem

Teknik dokumentasi sistem merupakan metode yang digunakan untuk menggambarkan, mencatat, dan menjelaskan bagaimana suatu sistem informasi bekerja. Dokumentasi sistem memberikan gambaran mengenai proses bisnis, aliran data, prosedur operasional, serta hubungan antara berbagai komponen dalam suatu sistem.

Dokumentasi sistem sangat penting karena suatu organisasi biasanya memiliki berbagai aktivitas yang saling berhubungan. Dalam perusahaan dagang, misalnya, aktivitas penjualan berkaitan dengan penerimaan pesanan pelanggan, pemeriksaan persediaan, penerimaan pembayaran, pencatatan transaksi, dan penyusunan laporan penjualan.

Tanpa dokumentasi yang baik, akan sulit bagi manajemen, akuntan, auditor, maupun pengembang sistem untuk memahami bagaimana suatu transaksi diproses. Oleh karena itu, dokumentasi sistem digunakan untuk menyajikan informasi mengenai prosedur dan aliran data secara lebih terstruktur.

Dalam Sistem Informasi Akuntansi, dokumentasi sistem membantu menjelaskan bagaimana transaksi keuangan diproses sejak awal sampai menghasilkan informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh pihak internal maupun eksternal perusahaan.

2. Tujuan Dokumentasi Sistem

Dokumentasi sistem memiliki beberapa tujuan penting dalam pengelolaan dan pengembangan sistem informasi.

a. Memahami sistem

Dokumentasi memberikan gambaran mengenai proses dan prosedur yang berjalan dalam organisasi. Melalui dokumentasi, pengguna dapat memahami bagaimana suatu transaksi dimulai, diproses, dicatat, dan dilaporkan.

b. Mempermudah komunikasi

Dokumentasi menjadi media komunikasi antara pengguna sistem, akuntan, auditor, analis sistem, dan pengembang aplikasi. Setiap pihak dapat memahami sistem melalui gambaran yang sama.

c. Melakukan evaluasi sistem

Dokumentasi membantu mengidentifikasi kelemahan dan ketidakefisienan prosedur. Misalnya, terdapat proses pencatatan yang dilakukan berulang kali atau proses persetujuan transaksi yang terlalu panjang.

d. Mendukung pengendalian internal

Dokumentasi membantu mengidentifikasi risiko kesalahan, kecurangan, kehilangan data, dan penyalahgunaan wewenang dalam pelaksanaan aktivitas operasional.

e. Mendukung pengembangan sistem

Dokumentasi menjadi dasar dalam merancang atau memperbaiki sistem informasi agar lebih efektif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

f. Mendukung kegiatan audit

Auditor menggunakan dokumentasi sistem untuk memahami proses transaksi, mengidentifikasi titik pengendalian, dan mengevaluasi kecukupan prosedur yang diterapkan perusahaan.

3. Jenis-Jenis Teknik Dokumentasi Sistem

Dalam Sistem Informasi Akuntansi terdapat beberapa teknik dokumentasi yang umum digunakan. Setiap teknik memiliki fungsi dan karakteristik yang berbeda.

Teknik Dokumentasi	Fungsi	Contoh Penggunaan
Data Flow Diagram (DFD)	Menggambarkan aliran data dalam suatu sistem.	Aliran data transaksi penjualan dari pelanggan sampai database penjualan.
Flowchart	Menggambarkan urutan proses dan prosedur menggunakan simbol-simbol alur.	Urutan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas.
Document Flowchart	Menggambarkan aliran dokumen antarbagian dalam organisasi.	Perjalanan faktur pembelian dari bagian pembelian ke bagian akuntansi.
System Flowchart	Menggambarkan hubungan proses, perangkat, dan komponen sistem.	Proses pengolahan transaksi menggunakan komputer dan database.
Business Process Diagram	Menggambarkan aktivitas dan hubungan dalam proses bisnis.	Proses pemesanan barang sampai pengiriman kepada pelanggan.
UML Diagram	Menggambarkan struktur dan perilaku sistem berorientasi objek.	Perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi.

Pada pembahasan materi ini, fokus pembelajaran adalah Data Flow Diagram (DFD), yaitu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menjelaskan aliran data dalam sistem informasi akuntansi.

B. KONSEP DASAR DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

1. Pengertian Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan teknik dokumentasi sistem yang digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam suatu sistem informasi. DFD menunjukkan bagaimana data masuk ke dalam sistem, diproses, disimpan, dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

DFD menggambarkan sistem dari sudut pandang aliran data, bukan urutan waktu pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, DFD lebih menekankan pada bagaimana data berpindah dan diolah daripada siapa yang melakukan pekerjaan atau kapan suatu aktivitas dilakukan.

Melalui DFD, seseorang dapat memahami hubungan antara sumber data, proses pengolahan, tempat penyimpanan data, serta pihak yang menerima hasil pengolahan informasi.

Sebagai contoh, dalam sistem penjualan perusahaan dagang, pelanggan memberikan data pesanan kepada sistem. Sistem kemudian memeriksa data persediaan, menghitung nilai penjualan, mencatat pembayaran, menyimpan transaksi, dan menghasilkan laporan penjualan.

Seluruh aliran informasi tersebut dapat digambarkan menggunakan DFD sehingga proses penjualan menjadi lebih mudah dipahami.

2. Fungsi DFD dalam Sistem Informasi Akuntansi

DFD memiliki beberapa fungsi penting dalam mendokumentasikan dan menganalisis sistem informasi akuntansi.

a. Menggambarkan aliran transaksi

DFD membantu menjelaskan bagaimana transaksi keuangan diterima, diproses, dan dicatat dalam sistem. Misalnya, transaksi penjualan tunai dimulai dari pesanan pelanggan, dilanjutkan dengan pemeriksaan barang, penerimaan pembayaran, dan pencatatan penjualan.

b. Mengidentifikasi sumber dan tujuan data

DFD menunjukkan pihak-pihak yang memberikan data maupun menerima informasi dari sistem. Contohnya, pelanggan sebagai sumber data pesanan dan manajer sebagai penerima laporan penjualan.

c. Menggambarkan penyimpanan data

DFD menunjukkan tempat penyimpanan informasi, seperti database pelanggan, database persediaan, database transaksi penjualan, database penerimaan kas, dan database utang usaha.

d. Menganalisis pengendalian internal

DFD membantu mengidentifikasi proses yang berpotensi menimbulkan kesalahan, kehilangan data, atau penyalahgunaan informasi. Misalnya, tidak adanya proses validasi pembayaran sebelum transaksi penjualan dicatat.

e. Mendukung perancangan sistem

DFD menjadi dasar untuk merancang sistem informasi akuntansi yang lebih efektif dan terintegrasi. Pengembang sistem dapat memahami kebutuhan data dan proses yang harus tersedia dalam aplikasi.

3. Komponen Utama DFD

Secara umum, DFD memiliki empat komponen utama, yaitu External Entity, Process, Data Flow, dan Data Store. Keempat komponen tersebut saling berhubungan untuk menggambarkan bagaimana data bergerak di dalam suatu sistem.

External Entity: pihak yang memberikan atau menerima data dari sistem.
Process: aktivitas yang mengolah data menjadi informasi.
Data Flow: aliran data yang berpindah antarbagian sistem.
Data Store: tempat penyimpanan data yang digunakan sistem.

C. SIMBOL-SIMBOL DATA FLOW DIAGRAM

Dalam penyusunan DFD, setiap komponen memiliki simbol tertentu. Penggunaan simbol bertujuan agar diagram dapat dibaca dan dipahami secara sistematis.

1. External Entity (Entitas Eksternal)

Gambar 1. Simbol External Entity

External Entity merupakan pihak di luar sistem yang memberikan data kepada sistem atau menerima informasi dari sistem. Entitas eksternal biasanya menggambarkan individu, organisasi, atau unit lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dianalisis.

Dalam sistem informasi akuntansi, contoh entitas eksternal antara lain:

Pelanggan yang memberikan pesanan dan pembayaran.
Pemasok yang memberikan barang dan faktur pembelian.
Bank yang memberikan informasi rekening atau konfirmasi transaksi.
Karyawan yang memberikan data untuk proses penggajian.
Manajer yang menerima laporan dari sistem.
Pemerintah yang menerima laporan atau data perpajakan.

Entitas eksternal digambarkan menggunakan simbol persegi panjang. Setiap entitas harus diberi nama yang jelas sesuai dengan pihak yang berinteraksi dengan sistem.

2. Process (Proses)

Gambar 2. Simbol Process

Process merupakan aktivitas yang mengolah data masukan menjadi keluaran berupa informasi. Proses menunjukkan kegiatan yang dilakukan oleh sistem untuk mengubah data menjadi informasi yang memiliki nilai bagi pengguna.

Contoh proses dalam sistem informasi akuntansi meliputi:

Menerima pesanan pelanggan.
Memeriksa ketersediaan persediaan.
Menghitung total penjualan.
Mencatat transaksi pembelian.
Memproses pembayaran pelanggan.
Menghitung gaji karyawan.
Menyusun laporan keuangan.

Setiap proses sebaiknya memiliki nomor dan nama yang menjelaskan aktivitas yang dilakukan. Misalnya, 1.0 Menerima Pesanan, 2.0 Memeriksa Persediaan, dan 3.0 Memproses Penjualan.

3. Data Flow (Aliran Data)

Gambar 3. Simbol Data Flow

Data Flow merupakan jalur yang menunjukkan perpindahan data dari satu komponen ke komponen lainnya. Data flow digambarkan menggunakan garis yang dilengkapi anak panah untuk menunjukkan arah perpindahan data.

Contoh aliran data dalam sistem informasi akuntansi:

Data pesanan dari pelanggan ke proses penerimaan pesanan.
Data barang dari database persediaan ke proses penjualan.
Data pembayaran dari pelanggan ke proses penerimaan kas.
Data transaksi penjualan dari proses penjualan ke database penjualan.
Laporan penjualan dari sistem kepada manajer.

Setiap aliran data harus memiliki nama yang menjelaskan informasi yang berpindah. Nama aliran data sebaiknya menggunakan kata benda, seperti Data Pesanan, Faktur Penjualan, Data Pembayaran, atau Laporan Penjualan.

4. Data Store (Penyimpanan Data)

Gambar 4. Simbol Data Store

Data Store merupakan tempat penyimpanan data yang digunakan oleh sistem untuk menyimpan dan mengambil informasi. Data store menggambarkan kumpulan data yang disimpan secara terstruktur, baik dalam bentuk file maupun database.

Contoh data store dalam sistem informasi akuntansi antara lain:

D1 - Database Pelanggan.
D2 - Database Persediaan.
D3 - Database Penjualan.
D4 - Database Penerimaan Kas.
D5 - Database Utang Usaha.
D6 - Database Karyawan.
D7 - Database Penggajian.

Data store memungkinkan sistem menyimpan data transaksi untuk digunakan kembali dalam proses pengolahan informasi maupun penyusunan laporan.

5. Ringkasan Simbol DFD

Simbol	Nama	Fungsi	Contoh
Persegi panjang	External Entity	Menunjukkan pihak luar sistem.	Pelanggan, pemasok, manajer.
Lingkaran	Process	Menunjukkan proses pengolahan data.	Memproses penjualan, menghitung gaji.
Panah	Data Flow	Menunjukkan perpindahan data.	Data pesanan, faktur, bukti pembayaran.
Dua garis sejajar atau persegi terbuka	Data Store	Menunjukkan tempat penyimpanan data.	Database pelanggan dan persediaan.

Catatan: Notasi DFD dapat menggunakan beberapa standar penggambaran, seperti Yourdon/DeMarco dan Gane-Sarson. Bentuk simbol proses dan data store dapat berbeda, tetapi fungsi keempat komponen utamanya tetap sama. Mahasiswa sebaiknya menggunakan satu notasi secara konsisten dalam satu diagram.

D. TINGKATAN DATA FLOW DIAGRAM

DFD disusun secara bertingkat agar sistem yang kompleks dapat dipahami secara bertahap. Sistem terlebih dahulu digambarkan secara umum, kemudian diuraikan menjadi proses-proses yang lebih terperinci.

Tingkatan DFD yang umum digunakan meliputi Context Diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, dan DFD Level 2.

1. Context Diagram (Diagram Konteks)

Context Diagram merupakan gambaran paling umum dari suatu sistem. Diagram ini menggambarkan keseluruhan sistem sebagai satu proses utama yang berinteraksi dengan entitas eksternal.

Karakteristik Context Diagram:

Hanya memiliki satu proses utama yang mewakili keseluruhan sistem.
Menunjukkan entitas eksternal yang berinteraksi dengan sistem.
Menunjukkan aliran data masuk dan keluar sistem.
Tidak menampilkan detail proses internal.
Tidak menampilkan data store internal.

Context Diagram digunakan untuk menentukan batas sistem dan memahami hubungan sistem dengan pihak-pihak di luar sistem.

Contoh: Sistem Informasi Penjualan

Sebuah perusahaan memiliki sistem informasi penjualan yang menerima pesanan dari pelanggan dan menghasilkan informasi penjualan serta bukti transaksi.

Gambar 5. Context Diagram Sistem Informasi Penjualan

Penjelasan diagram:

Pelanggan mengirimkan data pesanan kepada sistem.
Sistem memproses pesanan dan menghasilkan nota penjualan untuk pelanggan.
Sistem memberikan laporan penjualan kepada manajer.

Pada diagram tersebut, keseluruhan aktivitas perusahaan digambarkan dalam satu proses utama, yaitu Sistem Penjualan. Detail proses internal belum ditampilkan karena tujuan Context Diagram adalah memberikan gambaran umum mengenai hubungan sistem dengan lingkungan eksternal.

2. DFD Level 0

DFD Level 0 merupakan pengembangan dari Context Diagram. Pada tahap ini, satu proses utama dipecah menjadi beberapa proses yang lebih spesifik.

Jika Context Diagram hanya menggambarkan Sistem Informasi Penjualan sebagai satu proses, maka DFD Level 0 menjelaskan aktivitas utama yang terdapat dalam sistem tersebut.

Sebagai contoh, sistem informasi penjualan dapat dibagi menjadi beberapa proses berikut:

1.0 Menerima Pesanan: menerima data pesanan dari pelanggan.
2.0 Memproses Penjualan: memeriksa data barang dan menghitung nilai transaksi.
3.0 Memproses Pembayaran: menerima dan mencatat pembayaran pelanggan.
4.0 Membuat Laporan Penjualan: menghasilkan informasi penjualan bagi manajer.

Gambar 6. Ilustrasi DFD Level 0 Sistem Penjualan

Melalui DFD Level 0, mahasiswa dapat memahami bahwa sistem penjualan tidak hanya terdiri dari satu kegiatan, tetapi merupakan rangkaian beberapa proses yang saling berhubungan.

Catatan pembelajaran: Diagram di atas merupakan ilustrasi penguraian proses. Dalam penyusunan DFD yang lengkap, setiap aliran data, entitas, dan data store harus diberi nama dan dihubungkan sesuai prosedur sistem yang sebenarnya. Aliran data pada Context Diagram juga harus tetap terwakili pada DFD Level 0.

3. DFD Level 1

DFD Level 1 merupakan pengembangan lebih lanjut dari salah satu proses pada DFD Level 0 menjadi beberapa subproses. Pengembangan ini dilakukan untuk menjelaskan aktivitas yang terdapat dalam suatu proses secara lebih rinci.

Sebagai contoh, proses 2.0 Memproses Penjualan dapat dikembangkan menjadi:

2.1 Memeriksa Data Pelanggan: memeriksa identitas dan informasi pelanggan.
2.2 Memeriksa Ketersediaan Persediaan: memastikan barang yang dipesan tersedia.
2.3 Menghitung Total Penjualan: menghitung nilai transaksi berdasarkan jumlah dan harga barang.
2.4 Membuat Faktur Penjualan: menghasilkan dokumen transaksi penjualan.

Gambar 7. Ilustrasi DFD Level 1 Proses Penjualan

Pada contoh tersebut, proses penjualan yang sebelumnya hanya ditampilkan sebagai satu proses utama kemudian dijelaskan melalui beberapa subproses yang lebih spesifik.

4. DFD Level 2

DFD Level 2 merupakan pengembangan yang lebih rinci dari salah satu proses pada DFD Level 1. Diagram ini digunakan apabila suatu subproses masih perlu dijelaskan lebih lanjut agar aliran data dan aktivitas pengolahannya dapat dipahami.

Sebagai contoh, proses 2.2 Memeriksa Ketersediaan Persediaan dapat dikembangkan menjadi beberapa aktivitas berikut:

2.2.1 Menerima Kode Barang: menerima kode barang dari data pesanan pelanggan.
2.2.2 Mengambil Data Persediaan: mengambil informasi barang dari database persediaan.
2.2.3 Memeriksa Jumlah Persediaan: membandingkan jumlah barang yang dipesan dengan stok yang tersedia.
2.2.4 Memberikan Informasi Ketersediaan Barang: menghasilkan informasi apakah barang tersedia atau tidak.

Pengembangan ke level berikutnya dilakukan apabila proses masih membutuhkan penjelasan yang lebih rinci. Tidak semua sistem harus memiliki DFD sampai Level 2. Kedalaman diagram disesuaikan dengan kompleksitas proses dan kebutuhan dokumentasi.

5. Perbedaan Context Diagram, DFD Level 0, Level 1, dan Level 2

Tingkatan	Fokus Pembahasan	Informasi yang Ditampilkan
Context Diagram	Gambaran keseluruhan sistem.	Satu proses utama, entitas eksternal, serta aliran data masuk dan keluar.
DFD Level 0	Proses utama sistem.	Beberapa proses utama, data store, entitas eksternal, dan aliran data.
DFD Level 1	Pengembangan salah satu proses Level 0.	Subproses yang menjelaskan aktivitas secara lebih rinci.
DFD Level 2	Pengembangan salah satu proses Level 1.	Rincian subproses dan aliran data yang lebih spesifik.

E. ATURAN DALAM PENYUSUNAN DATA FLOW DIAGRAM

Dalam menyusun DFD, terdapat sejumlah aturan yang perlu diperhatikan agar diagram dapat menggambarkan sistem secara benar, konsisten, dan mudah dipahami.

No.	Aturan	Penjelasan
1	Setiap proses memiliki input dan output.	Proses harus menerima data dan menghasilkan keluaran yang dapat dijelaskan berdasarkan data masukannya.
2	Setiap aliran data memiliki nama.	Setiap panah harus menjelaskan informasi yang berpindah, misalnya data pesanan atau faktur penjualan.
3	Data store harus berhubungan dengan proses.	Data tidak boleh langsung berpindah dari satu data store ke data store lain tanpa melalui proses.
4	Entitas eksternal tidak terhubung langsung ke data store.	Perpindahan data antara entitas eksternal dan penyimpanan data harus melalui suatu proses.
5	Entitas eksternal tidak terhubung langsung dengan entitas eksternal lain.	DFD hanya menggambarkan aliran data yang melewati batas sistem yang sedang dianalisis.
6	Penomoran proses harus konsisten.	Contohnya 1.0, 2.0, 2.1, 2.2, dan seterusnya sesuai hierarki proses.
7	Setiap level harus seimbang (balancing).	Aliran data masuk dan keluar pada proses induk harus tetap terwakili pada diagram turunannya.

1. Black Hole

Black Hole merupakan kondisi ketika suatu proses menerima data masukan tetapi tidak menghasilkan keluaran. Kondisi ini menunjukkan adanya ketidaksesuaian dalam penggambaran proses karena data yang diterima tidak dijelaskan penggunaannya.

Contoh: Proses menerima data pesanan pelanggan, tetapi tidak menghasilkan informasi atau data apa pun setelah pesanan diterima.

2. Miracle

Miracle merupakan kondisi ketika suatu proses menghasilkan keluaran tanpa adanya data masukan. Dalam DFD, proses seperti ini tidak logis karena tidak ada data yang diolah untuk menghasilkan informasi.

Contoh: Sistem menghasilkan laporan penjualan tanpa menerima atau mengambil data transaksi penjualan.

3. Gray Hole

Gray Hole merupakan kondisi ketika suatu proses menghasilkan keluaran yang tidak dapat dijelaskan secara memadai berdasarkan data masukannya.

Contoh: Sistem hanya menerima data jumlah barang, tetapi menghasilkan laporan nilai penjualan tanpa memiliki informasi harga barang.

4. Prinsip Balancing DFD

Balancing merupakan prinsip yang memastikan bahwa aliran data yang masuk dan keluar dari suatu proses pada diagram induk tetap terwakili ketika proses tersebut diuraikan ke dalam diagram yang lebih rinci.

Sebagai contoh, apabila pada Context Diagram terdapat data pesanan pelanggan yang masuk ke sistem dan nota penjualan yang keluar dari sistem, maka kedua aliran data tersebut harus tetap dapat ditemukan dalam pengembangan DFD Level 0.

Prinsip balancing penting agar tidak terjadi perbedaan informasi antara diagram tingkat atas dan diagram tingkat bawah.

F. STUDI KASUS DFD DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Studi Kasus: Sistem Informasi Penjualan Tunai pada Toko ABC

Toko ABC merupakan perusahaan dagang yang menjual berbagai jenis barang kebutuhan sehari-hari. Dalam menjalankan aktivitas operasionalnya, Toko ABC melakukan transaksi penjualan tunai kepada pelanggan.

Untuk mendokumentasikan proses penjualan, perlu dipahami terlebih dahulu bagaimana prosedur transaksi dilaksanakan mulai dari pelanggan melakukan pemesanan sampai manajer menerima laporan penjualan.

1. Prosedur Penjualan Tunai Toko ABC

Prosedur penjualan tunai pada Toko ABC dapat dijelaskan sebagai berikut:

Pelanggan datang ke toko dan memilih barang yang akan dibeli.
Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan.
Bagian penjualan memeriksa ketersediaan barang pada database persediaan.
Jika barang tersedia, bagian penjualan menghitung total harga barang berdasarkan jumlah dan harga satuan.
Pelanggan melakukan pembayaran kepada kasir.
Kasir memeriksa dan mencatat penerimaan pembayaran.
Sistem menyimpan data transaksi penjualan dan penerimaan kas.
Sistem menghasilkan bukti pembayaran atau nota penjualan untuk pelanggan.
Data persediaan diperbarui berdasarkan barang yang terjual.
Manajer menerima laporan penjualan secara berkala.

Berdasarkan prosedur tersebut, dapat diketahui bahwa sistem penjualan melibatkan beberapa pihak, proses pengolahan data, dan tempat penyimpanan informasi. Seluruh komponen tersebut akan diidentifikasi sebelum dibuat menjadi diagram DFD.

2. Identifikasi Komponen DFD

Langkah pertama dalam menyusun DFD adalah mengidentifikasi seluruh komponen sistem. Identifikasi ini dilakukan berdasarkan prosedur transaksi yang telah dijelaskan sebelumnya.

a. Identifikasi Entitas Eksternal

Entitas	Peran dalam Sistem
Pelanggan	Memberikan data pesanan dan pembayaran serta menerima nota penjualan.
Manajer	Menerima laporan penjualan untuk keperluan pengawasan dan pengambilan keputusan.

b. Identifikasi Proses

Kode	Nama Proses	Penjelasan
1.0	Menerima Pesanan	Menerima dan mencatat data pesanan pelanggan.
2.0	Memeriksa Persediaan	Memeriksa ketersediaan barang yang dipesan.
3.0	Memproses Penjualan	Menghitung harga dan mencatat transaksi penjualan.
4.0	Memproses Pembayaran	Mencatat pembayaran pelanggan dan penerimaan kas.
5.0	Membuat Laporan	Menghasilkan laporan penjualan untuk manajer.

c. Identifikasi Data Store

Kode	Nama Data Store	Isi Data
D1	Data Persediaan	Kode barang, nama barang, harga, dan jumlah stok.
D2	Data Penjualan	Nomor transaksi, tanggal, barang, jumlah, dan nilai penjualan.
D3	Data Penerimaan Kas	Tanggal pembayaran, nomor transaksi, jumlah pembayaran, dan metode pembayaran.

d. Identifikasi Aliran Data

Sumber	Tujuan	Nama Aliran Data
Pelanggan	Proses 1.0	Data pesanan
Proses 1.0	Proses 2.0	Data barang yang dipesan
Data Store D1	Proses 2.0	Informasi persediaan
Proses 2.0	Proses 3.0	Informasi ketersediaan barang
Proses 3.0	Data Store D2	Data transaksi penjualan
Proses 3.0	Pelanggan	Nota atau informasi tagihan
Pelanggan	Proses 4.0	Data pembayaran
Proses 4.0	Data Store D3	Data penerimaan kas
Data Store D2 dan D3	Proses 5.0	Data penjualan dan penerimaan kas
Proses 5.0	Manajer	Laporan penjualan

3. Context Diagram Sistem Penjualan Tunai Toko ABC

Setelah seluruh komponen diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun Context Diagram. Pada diagram ini, seluruh aktivitas penjualan digambarkan sebagai satu sistem utama, yaitu Sistem Informasi Penjualan Tunai Toko ABC.

Gambar 8. Context Diagram Sistem Penjualan Tunai Toko ABC

Penjelasan Context Diagram:

Pelanggan memberikan data pesanan kepada Sistem Informasi Penjualan Tunai Toko ABC.
Sistem memproses transaksi penjualan dan menghasilkan nota penjualan yang diberikan kepada pelanggan.
Sistem menghasilkan laporan penjualan yang disampaikan kepada manajer.

Pada Context Diagram, sistem hanya digambarkan sebagai satu proses utama. Proses pemeriksaan persediaan, pencatatan penjualan, dan penerimaan kas belum ditampilkan secara terperinci.

4. DFD Level 0 Sistem Penjualan Tunai Toko ABC

Setelah Context Diagram dibuat, langkah berikutnya adalah menguraikan sistem utama menjadi beberapa proses yang lebih spesifik. Penguraian ini menghasilkan DFD Level 0.

Berdasarkan prosedur penjualan tunai Toko ABC, sistem dapat dibagi menjadi lima proses utama:

1.0 Menerima Pesanan.
2.0 Memeriksa Persediaan.
3.0 Memproses Penjualan.
4.0 Memproses Pembayaran.
5.0 Membuat Laporan Penjualan.

Masing-masing proses memiliki aliran data dan berhubungan dengan tempat penyimpanan data sesuai dengan aktivitas yang dilakukan.

Gambar 9. Ilustrasi DFD Level 0 Sistem Penjualan Tunai Toko ABC

Perhatian: Diagram di atas merupakan ilustrasi konsep hubungan antarkomponen. Untuk penyusunan DFD formal, mahasiswa harus menggambarkan setiap aliran data secara lengkap, termasuk aliran pembayaran, nota penjualan, pembaruan persediaan, serta hubungan proses 5.0 dengan data store D2 dan D3. Setiap data store harus terhubung melalui proses, bukan langsung ke entitas eksternal.

Penjelasan Setiap Proses pada DFD Level 0

Proses 1.0 Menerima Pesanan

Proses ini dimulai ketika pelanggan memberikan informasi mengenai barang yang akan dibeli. Sistem menerima data pesanan yang berisi kode barang, nama barang, jumlah barang, dan informasi lain yang dibutuhkan dalam transaksi.

Data pesanan selanjutnya diteruskan ke proses pemeriksaan persediaan untuk memastikan apakah barang yang diminta tersedia.

Proses 2.0 Memeriksa Persediaan

Proses ini digunakan untuk memeriksa ketersediaan barang berdasarkan data persediaan yang tersimpan dalam database. Sistem membandingkan jumlah barang yang diminta pelanggan dengan jumlah stok yang tersedia.

Jika barang tersedia, informasi ketersediaan barang diteruskan ke proses penjualan. Jika barang tidak tersedia, sistem memberikan informasi bahwa pesanan tidak dapat dipenuhi atau perlu disesuaikan.

Proses 3.0 Memproses Penjualan

Proses ini dilakukan setelah barang dinyatakan tersedia. Sistem menghitung total harga berdasarkan jumlah barang dan harga satuan. Selanjutnya, sistem mencatat informasi transaksi penjualan ke dalam database penjualan.

Informasi transaksi juga digunakan untuk menghasilkan nota atau informasi tagihan yang diberikan kepada pelanggan.

Proses 4.0 Memproses Pembayaran

Proses ini dilakukan ketika pelanggan melakukan pembayaran. Kasir menerima informasi pembayaran, memeriksa kesesuaian jumlah pembayaran dengan nilai transaksi, kemudian mencatat penerimaan kas ke dalam database penerimaan kas.

Pencatatan pembayaran penting untuk memastikan bahwa setiap transaksi penjualan tunai telah diikuti dengan penerimaan kas yang sesuai.

Proses 5.0 Membuat Laporan Penjualan

Proses ini mengambil data transaksi penjualan dan penerimaan kas yang telah tersimpan dalam database. Informasi tersebut kemudian diolah menjadi laporan penjualan yang disampaikan kepada manajer.

Laporan penjualan dapat digunakan untuk mengetahui jumlah transaksi, nilai penjualan, dan perkembangan aktivitas penjualan perusahaan.

5. DFD Level 1 Proses Penjualan

Setelah DFD Level 0 dibuat, salah satu proses dapat dikembangkan menjadi DFD Level 1. Dalam contoh ini, proses yang akan dikembangkan adalah 3.0 Memproses Penjualan.

Proses 3.0 Memproses Penjualan dapat diuraikan menjadi lima subproses berikut:

Kode	Nama Subproses	Aktivitas	Output
3.1	Mengambil Data Barang	Mengambil informasi barang dari database persediaan.	Informasi barang.
3.2	Memeriksa Harga Barang	Memeriksa harga barang yang dipesan berdasarkan data persediaan.	Informasi harga barang.
3.3	Menghitung Total Transaksi	Menghitung jumlah harga berdasarkan kuantitas dan harga satuan.	Total transaksi.
3.4	Menyimpan Transaksi	Menyimpan informasi transaksi ke database penjualan.	Data penjualan.
3.5	Membuat Nota Penjualan	Menghasilkan bukti transaksi untuk pelanggan.	Nota penjualan.

Secara sederhana, hubungan antarsubproses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 10. Ilustrasi DFD Level 1 Proses Penjualan

Penjelasan Setiap Subproses

3.1 Mengambil Data Barang

Sistem mengambil informasi barang dari database persediaan berdasarkan kode barang yang diterima dari pesanan pelanggan. Informasi yang diperoleh meliputi nama barang, kode barang, dan data terkait lainnya.

3.2 Memeriksa Harga Barang

Sistem memeriksa harga barang berdasarkan informasi yang terdapat dalam database persediaan. Pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan bahwa harga yang digunakan dalam transaksi sesuai dengan data yang berlaku.

3.3 Menghitung Total Transaksi

Sistem menghitung nilai transaksi berdasarkan jumlah barang yang dibeli dan harga satuan barang.

Rumus Perhitungan Total Penjualan:

Total Penjualan = Jumlah Barang × Harga Satuan

Contoh:

Pelanggan membeli 5 unit barang dengan harga Rp20.000 per unit.

5 × Rp20.000 = Rp100.000

Dengan demikian, total nilai transaksi penjualan adalah Rp100.000.

3.4 Menyimpan Transaksi

Setelah nilai transaksi dihitung, sistem menyimpan informasi penjualan ke dalam database penjualan. Data yang disimpan dapat meliputi nomor transaksi, tanggal transaksi, kode barang, jumlah barang, harga satuan, dan total penjualan.

3.5 Membuat Nota Penjualan

Sistem menghasilkan nota penjualan berdasarkan informasi transaksi yang telah diproses. Nota tersebut menjadi bukti transaksi bagi pelanggan dan dapat digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pencatatan akuntansi.

6. Hubungan DFD dengan Proses Akuntansi Penjualan

Dalam Sistem Informasi Akuntansi, proses penjualan tunai tidak hanya berkaitan dengan pengolahan data pesanan, tetapi juga berhubungan dengan pencatatan transaksi keuangan dan perubahan posisi persediaan.

Ketika transaksi penjualan terjadi, perusahaan perlu melakukan pencatatan atas penerimaan kas dan pengakuan pendapatan. Apabila perusahaan menggunakan metode pencatatan persediaan perpetual, perusahaan juga mencatat harga pokok penjualan dan mengurangi saldo persediaan.

Sebagai ilustrasi, apabila Toko ABC melakukan penjualan tunai sebesar Rp100.000 dengan harga pokok barang sebesar Rp60.000, pencatatan akuntansinya adalah:

Akun	Debit	Kredit
Kas	Rp100.000	-
Penjualan	-	Rp100.000
Harga Pokok Penjualan	Rp60.000	-
Persediaan Barang Dagang	-	Rp60.000

Dengan demikian, DFD dapat membantu mahasiswa memahami hubungan antara aliran data transaksi dengan proses pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh perusahaan.

Catatan: DFD tidak menggambarkan jurnal debit dan kredit secara langsung. DFD menggambarkan aliran data yang mendukung pemrosesan transaksi. Untuk menjelaskan secara rinci proses pencatatan jurnal, akun yang digunakan, dan hubungan dokumen akuntansi, DFD perlu dilengkapi dengan dokumentasi atau desain sistem lainnya.

G. MANFAAT DFD UNTUK PENGENDALIAN INTERNAL

Dalam Sistem Informasi Akuntansi, DFD tidak hanya digunakan untuk menggambarkan aliran data, tetapi juga membantu mengidentifikasi potensi kelemahan pengendalian internal.

Melalui DFD, perusahaan dapat mengetahui proses mana yang berpotensi menimbulkan kesalahan, kehilangan data, atau penyalahgunaan informasi. Hasil analisis tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki prosedur dan meningkatkan efektivitas pengendalian internal.

Contoh analisis risiko dan pengendalian internal pada sistem penjualan tunai Toko ABC adalah sebagai berikut:

Proses	Potensi Risiko	Rekomendasi Pengendalian
Penerimaan pesanan	Pesanan tidak tercatat atau terjadi kesalahan input.	Menggunakan sistem pencatatan otomatis dan nomor transaksi berurutan.
Pemeriksaan persediaan	Barang dijual melebihi jumlah stok yang tersedia.	Menerapkan validasi persediaan secara otomatis.
Pemrosesan penjualan	Kesalahan perhitungan harga atau jumlah barang.	Menggunakan perhitungan otomatis dan validasi harga dalam sistem.
Penerimaan kas	Kas tidak disetorkan seluruhnya atau pembayaran tidak tercatat.	Melakukan rekonsiliasi penerimaan kas harian dan pemisahan tugas kasir.
Pembuatan laporan	Laporan tidak akurat atau terdapat transaksi yang tidak tercatat.	Melakukan pemeriksaan dan otorisasi laporan secara berkala.

Contoh Analisis Pengendalian Internal

Misalnya, dalam proses penerimaan kas ditemukan bahwa kasir dapat menerima pembayaran, mengubah data transaksi, dan menghapus transaksi tanpa persetujuan atasan. Kondisi ini menimbulkan risiko penyalahgunaan kas dan manipulasi data penjualan.

Berdasarkan kondisi tersebut, perusahaan dapat menerapkan beberapa pengendalian, yaitu:

Memisahkan fungsi penerimaan kas dan pencatatan transaksi.
Menggunakan hak akses berdasarkan tugas dan tanggung jawab karyawan.
Menerapkan otorisasi untuk pembatalan atau penghapusan transaksi.
Melakukan rekonsiliasi antara laporan penjualan dan penerimaan kas.
Melakukan pemeriksaan persediaan secara berkala.

Dengan demikian, DFD dapat menjadi salah satu alat bantu untuk memahami aliran data dan mengidentifikasi titik proses yang membutuhkan pengendalian lebih lanjut.

H. LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT DATA FLOW DIAGRAM

Dalam menyusun DFD, mahasiswa perlu memahami prosedur sistem terlebih dahulu sebelum mulai menggambar diagram. Penyusunan DFD tidak sebaiknya dimulai dengan menggambar simbol secara langsung tanpa memahami proses bisnis yang sedang dianalisis.

Berikut langkah-langkah yang dapat digunakan untuk menyusun DFD.

1. Memahami Prosedur Sistem

Langkah pertama adalah mempelajari bagaimana aktivitas bisnis dilakukan mulai dari transaksi diterima sampai informasi dihasilkan. Informasi dapat diperoleh melalui wawancara, observasi, dokumentasi, atau prosedur operasional perusahaan.

Sebagai contoh, untuk menyusun DFD sistem penjualan tunai, mahasiswa perlu memahami bagaimana pelanggan melakukan pesanan, bagaimana barang diperiksa, bagaimana pembayaran diterima, dan bagaimana transaksi dicatat.

2. Mengidentifikasi Entitas Eksternal

Tentukan pihak-pihak yang berinteraksi dengan sistem. Entitas eksternal dapat berupa individu, organisasi, atau unit lain yang berada di luar batas sistem yang dianalisis.

Contohnya adalah pelanggan, pemasok, bank, pemerintah, dan manajer.

3. Mengidentifikasi Input dan Output

Tentukan data yang masuk ke dalam sistem dan informasi yang dihasilkan. Input merupakan data yang diterima sistem untuk diproses, sedangkan output merupakan informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data.

Contohnya, input berupa data pesanan pelanggan, sedangkan output berupa nota penjualan dan laporan penjualan.

4. Mengidentifikasi Proses

Tentukan aktivitas pengolahan data yang berlangsung di dalam sistem. Setiap proses harus menjelaskan aktivitas yang dilakukan dan menghasilkan keluaran yang relevan.

Contohnya, menerima pesanan, memeriksa persediaan, memproses penjualan, menerima pembayaran, dan membuat laporan.

5. Mengidentifikasi Data Store

Tentukan data yang perlu disimpan oleh sistem untuk digunakan kembali dalam proses pengolahan informasi maupun penyusunan laporan.

Contohnya adalah database pelanggan, database persediaan, database transaksi penjualan, dan database penerimaan kas.

6. Membuat Context Diagram

Gambarkan sistem secara keseluruhan dengan satu proses utama. Tampilkan seluruh entitas eksternal dan aliran data yang masuk maupun keluar dari sistem.

7. Mengembangkan DFD Level 0

Pecah proses utama menjadi beberapa proses yang lebih spesifik. Identifikasi data store dan aliran data yang menghubungkan setiap proses.

8. Mengembangkan DFD Level 1 dan Seterusnya

Jabarkan proses yang masih membutuhkan penjelasan lebih rinci. Pengembangan dapat dilanjutkan ke Level 2 atau level berikutnya sesuai kebutuhan analisis sistem.

9. Melakukan Pemeriksaan Diagram

Periksa keseimbangan aliran data, penamaan proses, penggunaan simbol, serta konsistensi setiap level. Pastikan tidak terdapat proses tanpa input atau output yang logis dan tidak ada hubungan data yang melanggar aturan DFD.

10. Menggunakan Aplikasi untuk Menggambar DFD

Untuk mempermudah penyusunan diagram, mahasiswa dapat menggunakan beberapa aplikasi berikut:

Draw.io (diagrams.net): aplikasi diagram berbasis web yang dapat digunakan secara gratis untuk menggambar DFD.
Microsoft Visio: aplikasi untuk membuat berbagai jenis diagram sistem dan proses bisnis.
Lucidchart: aplikasi berbasis web yang menyediakan fasilitas pembuatan diagram secara kolaboratif.

Dalam praktik perkuliahan, mahasiswa disarankan menggunakan Draw.io karena mudah digunakan dan menyediakan berbagai bentuk simbol yang dapat dimanfaatkan untuk menggambar DFD.

I. RANGKUMAN MATERI

Berdasarkan pembahasan mengenai Teknik Dokumentasi Sistem menggunakan Data Flow Diagram, terdapat beberapa hal penting yang perlu dipahami oleh mahasiswa.

Teknik dokumentasi sistem merupakan metode untuk menggambarkan dan menjelaskan bagaimana suatu sistem informasi bekerja.
Data Flow Diagram (DFD) merupakan teknik dokumentasi yang menggambarkan aliran data dalam suatu sistem, mulai dari sumber data, proses pengolahan, penyimpanan, hingga menghasilkan informasi.
DFD memiliki empat komponen utama, yaitu External Entity, Process, Data Flow, dan Data Store.
External Entity menggambarkan pihak di luar sistem yang memberikan atau menerima data.
Process menggambarkan aktivitas yang mengolah data menjadi informasi.
Data Flow menggambarkan perpindahan data antarbagian dalam sistem.
Data Store menggambarkan tempat penyimpanan data yang digunakan oleh sistem.
DFD disusun secara bertingkat mulai dari Context Diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, dan seterusnya.
Penyusunan DFD harus memperhatikan konsistensi aliran data, penamaan proses, penggunaan simbol, dan keseimbangan antarlevel.
Dalam Sistem Informasi Akuntansi, DFD membantu memahami proses transaksi, penyimpanan data, dan pengendalian internal.

Kesimpulan

Data Flow Diagram merupakan salah satu teknik dokumentasi sistem yang penting dalam pembelajaran Sistem Informasi Akuntansi. Melalui DFD, mahasiswa dapat memahami bagaimana data transaksi mengalir dalam organisasi, bagaimana informasi diproses, serta bagaimana data disimpan dan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kemampuan menyusun DFD juga membantu mahasiswa dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi kelemahan prosedur, serta merancang sistem informasi akuntansi yang lebih efektif dan efisien.

Oleh karena itu, pembelajaran DFD tidak hanya berfokus pada penguasaan simbol, tetapi juga pada kemampuan menerjemahkan prosedur transaksi akuntansi ke dalam bentuk diagram aliran data yang sistematis.

J. REFERENSI PERKULIAHAN

Mahasiswa dapat menggunakan beberapa buku referensi berikut:

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. Accounting Information Systems. Pearson.
Hall, J. A. Accounting Information Systems. Cengage Learning.
Dennis, A., Wixom, B. H., & Roth, R. M. Systems Analysis and Design.