Teknik Dokumentasi Sistem: Flowchat
1. Pendahuluan
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, setiap aktivitas operasional melibatkan berbagai prosedur, dokumen, pihak yang bertanggung jawab, serta aliran informasi. Misalnya, dalam aktivitas penjualan, terdapat proses penerimaan pesanan pelanggan, pemeriksaan persediaan, pembuatan faktur, pengiriman barang, pencatatan transaksi, hingga penerimaan pembayaran.
Prosedur tersebut perlu didokumentasikan agar dapat dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat. Dokumentasi sistem membantu organisasi menjelaskan bagaimana suatu kegiatan dilaksanakan, siapa yang bertanggung jawab, dokumen apa yang digunakan, serta bagaimana informasi mengalir dari satu bagian ke bagian lainnya.
Salah satu teknik dokumentasi sistem yang banyak digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah Flowchart atau bagan alir.
Flowchart menyajikan suatu prosedur atau sistem dalam bentuk simbol-simbol grafis yang dihubungkan menggunakan garis panah. Dengan demikian, proses yang sebelumnya dijelaskan melalui uraian tertulis dapat ditampilkan secara visual sehingga lebih mudah dipahami, dianalisis, dan dievaluasi.
Dalam bidang akuntansi, flowchart sangat berguna untuk menggambarkan prosedur penjualan, pembelian, penerimaan kas, pengeluaran kas, penggajian, pengelolaan persediaan, dan berbagai aktivitas operasional lainnya.
2. Capaian Pembelajaran
Setelah mempelajari materi ini, mahasiswa diharapkan mampu:
- Menjelaskan pengertian dan tujuan dokumentasi sistem menggunakan flowchart.
- Mengidentifikasi simbol-simbol yang digunakan dalam penyusunan flowchart.
- Menjelaskan jenis-jenis flowchart dan penggunaannya.
- Memahami aturan dan prinsip penyusunan flowchart yang benar.
- Mengidentifikasi hubungan antarbagian dalam suatu prosedur bisnis.
- Menyusun flowchart berdasarkan uraian prosedur sistem informasi akuntansi.
- Menganalisis kelemahan prosedur operasional berdasarkan flowchart yang dibuat.
3. Pengertian Flowchart
Flowchart atau bagan alir merupakan teknik dokumentasi sistem yang digunakan untuk menggambarkan urutan kegiatan, prosedur, proses, serta aliran dokumen atau informasi dalam suatu sistem menggunakan simbol-simbol standar.
Flowchart memperlihatkan bagaimana suatu pekerjaan dimulai, bagaimana aktivitas dilaksanakan, keputusan apa yang harus diambil, dokumen apa yang digunakan, dan bagaimana proses tersebut berakhir.
Dalam konteks Sistem Informasi Akuntansi, flowchart digunakan untuk menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi keuangan maupun nonkeuangan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.
Sebagai contoh, dalam sistem penerimaan kas, flowchart dapat menggambarkan proses mulai dari pelanggan melakukan pembayaran, bagian kasir menerima uang, bagian akuntansi mencatat transaksi, hingga bukti penerimaan kas disimpan sebagai arsip.
Sebuah perusahaan menerima pesanan dari pelanggan. Bagian penjualan memeriksa pesanan, kemudian bagian gudang memeriksa ketersediaan barang. Jika barang tersedia, barang disiapkan dan dikirim kepada pelanggan. Selanjutnya, bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan.
Prosedur tersebut dapat digambarkan menggunakan flowchart sehingga hubungan antara aktivitas, dokumen, dan bagian yang bertanggung jawab menjadi lebih jelas.
4. Tujuan dan Manfaat Flowchart
Penyusunan flowchart bukan hanya bertujuan menghasilkan gambar atau bagan suatu prosedur. Flowchart memiliki fungsi penting dalam proses perancangan, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi sistem informasi.
4.1 Menggambarkan Prosedur Secara Visual
Flowchart membantu menjelaskan tahapan pekerjaan secara sistematis. Prosedur yang panjang dan kompleks dapat disederhanakan menjadi rangkaian simbol yang mudah dipahami.
4.2 Mempermudah Pemahaman Sistem
Melalui flowchart, pengguna dapat memahami bagaimana suatu sistem bekerja tanpa harus membaca seluruh uraian prosedur yang panjang.
4.3 Mengidentifikasi Kelemahan Sistem
Flowchart dapat digunakan untuk menemukan permasalahan dalam prosedur operasional, seperti:
- Adanya aktivitas yang dilakukan berulang kali.
- Terjadinya duplikasi pencatatan.
- Tidak adanya pemeriksaan atau persetujuan.
- Dokumen yang tidak memiliki alur distribusi jelas.
- Tugas yang tidak dipisahkan secara memadai.
- Tidak adanya bukti transaksi pada aktivitas tertentu.
4.4 Mendukung Pengendalian Internal
Dalam Sistem Informasi Akuntansi, flowchart membantu menggambarkan pembagian tugas dan tanggung jawab antarbagian. Hal ini penting untuk memastikan bahwa aktivitas penerimaan, persetujuan, pencatatan, dan penyimpanan aset tidak sepenuhnya dilakukan oleh satu pihak.
4.5 Menjadi Dokumentasi Sistem
Flowchart dapat digunakan sebagai dokumentasi resmi mengenai prosedur yang berlaku dalam perusahaan. Dokumentasi tersebut bermanfaat bagi pegawai baru, auditor, manajemen, dan pengembang sistem.
4.6 Mempermudah Pengembangan Sistem
Ketika perusahaan ingin memperbaiki atau mengembangkan sistem informasi, flowchart dapat menjadi dasar untuk memahami prosedur yang sedang berjalan (as-is process) dan merancang prosedur yang diharapkan (to-be process).
5. Simbol-Simbol Flowchart
Flowchart disusun menggunakan simbol-simbol tertentu. Setiap simbol memiliki makna dan fungsi yang berbeda. Penggunaan simbol yang tepat akan membantu pembaca memahami proses secara konsisten.
5.1 Simbol Dasar Flowchart
Digunakan untuk menunjukkan titik awal atau akhir suatu proses. Biasanya berbentuk oval atau persegi panjang dengan sudut membulat.
Contoh: Mulai, Selesai.
Digunakan untuk menunjukkan aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan dalam suatu sistem.
Contoh: Menghitung total penjualan, memeriksa persediaan, mencatat transaksi.
Digunakan untuk menunjukkan proses pengambilan keputusan berdasarkan kondisi tertentu. Umumnya menghasilkan dua atau lebih cabang aliran.
Contoh: Apakah barang tersedia? Apakah pembayaran sudah diterima?
Digunakan untuk menunjukkan aktivitas memasukkan data ke dalam sistem atau menghasilkan informasi dari sistem.
Contoh: Memasukkan data pelanggan, menampilkan laporan penjualan.
Digunakan untuk menggambarkan dokumen yang dihasilkan, diterima, atau digunakan dalam suatu prosedur.
Contoh: Faktur penjualan, nota pembelian, bukti kas masuk, kuitansi.
Menunjukkan aktivitas memasukkan data secara manual oleh pengguna.
Contoh: Kasir memasukkan nominal pembayaran ke komputer.
Digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan data secara elektronik.
Contoh: Database pelanggan, database persediaan, database transaksi.
Digunakan untuk menghubungkan aliran proses yang terpisah tetapi masih berada pada halaman yang sama.
Contoh: Penghubung dengan kode A ke kode A.
Digunakan untuk menunjukkan bahwa aliran proses berlanjut pada halaman yang berbeda.
Contoh: Proses berlanjut ke halaman 2.
Digunakan untuk menunjukkan arah aliran proses atau perpindahan dokumen dan informasi.
Contoh: Menghubungkan aktivitas penerimaan pesanan dengan pemeriksaan persediaan.
Catatan: Bentuk simbol dapat sedikit berbeda menurut standar atau perangkat lunak yang digunakan. Yang terpenting adalah konsistensi dan ketepatan maknanya.
5.2 Simbol Tambahan yang Sering Digunakan
Selain simbol dasar, terdapat beberapa simbol tambahan yang berguna dalam dokumentasi sistem, antara lain:
Berikut merupakan beberapa simbol tambahan yang berguna dalam dokumentasi sistem informasi dan menggambarkan aktivitas operasional secara lebih terperinci. Simbol-simbol ini digunakan untuk menjelaskan proses, kegiatan manual, waktu tunggu, dokumen, serta keluaran informasi pada layar komputer.
| Simbol | Nama Simbol | Fungsi | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|---|
| Predefined Process (Subprocess) | Menunjukkan proses atau prosedur yang sudah didefinisikan secara terpisah dan dapat dipanggil dari proses utama. Detail proses ditunjukkan pada flowchart terpisah. |
Prosedur verifikasi kredit.
|
|
| Preparation (Persiapan) | Menunjukkan kegiatan persiapan atau inisialisasi sebelum proses utama dimulai. |
Menyiapkan sistem transaksi.
|
|
| Delay (Tunda) | Menunjukkan adanya waktu tunggu atau penundaan sebelum proses berikutnya dilaksanakan. |
Menunggu persetujuan.
|
|
| Manual Operation (Operasi Manual) | Menunjukkan aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan secara manual oleh manusia tanpa otomatisasi sistem. |
Menghitung uang tunai.
|
|
| Multiple Documents (Beberapa Dokumen) | Menunjukkan beberapa dokumen yang dihasilkan, digunakan, atau diproses dalam suatu aktivitas. |
Tiga rangkap faktur.
|
|
| Display (Tampilan Layar) | Menunjukkan informasi atau keluaran (output) yang ditampilkan melalui layar monitor. |
Tampilan data pelanggan.
|
6. Jenis-Jenis Flowchart
Dalam dokumentasi sistem informasi akuntansi, terdapat beberapa jenis flowchart yang memiliki tujuan dan fokus penggambaran berbeda.
6.1 System Flowchart
System flowchart merupakan bagan alir yang menggambarkan keseluruhan sistem pemrosesan informasi, termasuk input, proses, penyimpanan, dan output.
System flowchart menunjukkan hubungan antara manusia, perangkat keras, perangkat lunak, file, database, dan prosedur pemrosesan data.
Contoh:
Dalam sistem penjualan berbasis komputer, system flowchart dapat menggambarkan:
- Pelanggan melakukan pemesanan.
- Petugas memasukkan data pesanan ke komputer.
- Sistem memeriksa database persediaan.
- Sistem memproses transaksi penjualan.
- Sistem menyimpan data transaksi.
- Sistem menghasilkan faktur dan laporan penjualan.
Fokus utama: bagaimana data diproses melalui komponen sistem, baik secara manual maupun terkomputerisasi.
6.2 Document Flowchart
Document flowchart merupakan bagan alir yang menggambarkan perpindahan dokumen dari satu bagian ke bagian lain dalam suatu organisasi.
Jenis flowchart ini sangat penting dalam Sistem Informasi Akuntansi karena banyak transaksi perusahaan melibatkan dokumen sebagai bukti dan dasar pencatatan.
Contoh:
Dalam prosedur pembelian barang:
- Bagian gudang membuat permintaan pembelian.
- Bagian pembelian menerima permintaan tersebut.
- Bagian pembelian membuat pesanan pembelian.
- Pemasok mengirimkan barang beserta dokumen pengiriman.
- Bagian penerimaan memeriksa barang.
- Bagian akuntansi menerima faktur untuk pencatatan utang.
Fokus utama: bagaimana dokumen dibuat, diterima, diperiksa, diserahkan, diproses, dan disimpan oleh berbagai bagian organisasi.
6.3 Program Flowchart
Program flowchart merupakan bagan alir yang menggambarkan urutan logika atau instruksi dalam suatu program komputer.
Flowchart ini digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu program menjalankan perintah, melakukan perhitungan, mengambil keputusan, dan menghasilkan keluaran.
Contoh: Program menghitung total pembelian
- Mulai.
- Masukkan jumlah barang.
- Masukkan harga barang.
- Hitung total pembelian.
- Apakah total pembelian memenuhi syarat diskon?
- Jika ya, hitung diskon.
- Jika tidak, gunakan total pembelian awal.
- Tampilkan total pembayaran.
- Selesai.
Fokus utama: logika instruksi yang dijalankan oleh program komputer.
6.4 Perbedaan Jenis Flowchart
| Jenis | Fokus Penggambaran | Penggunaan |
|---|---|---|
| System Flowchart | Keseluruhan sistem pemrosesan data. | Memahami hubungan input, proses, penyimpanan, dan output. |
| Document Flowchart | Pergerakan dokumen antarbagian. | Menganalisis prosedur administrasi dan transaksi. |
| Program Flowchart | Logika instruksi program. | Merancang dan memahami algoritma komputer. |
Dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi, perhatian utama biasanya diberikan pada system flowchart dan document flowchart, karena keduanya berkaitan langsung dengan prosedur transaksi dan pengendalian internal perusahaan.
7. Prinsip dan Aturan Penyusunan Flowchart
Agar flowchart mudah dibaca dan tidak menimbulkan kesalahan interpretasi, terdapat beberapa prinsip yang perlu diperhatikan.
7.1 Proses Dimulai dan Diakhiri dengan Jelas
Flowchart harus memiliki simbol awal (Start) dan akhir (End), sehingga pembaca mengetahui batas proses yang sedang digambarkan.
7.2 Aliran Proses Memiliki Arah yang Jelas
Aliran proses sebaiknya disusun dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan. Garis panah harus menunjukkan arah perpindahan aktivitas atau dokumen.
7.3 Menggunakan Simbol yang Tepat
Setiap aktivitas harus menggunakan simbol sesuai fungsinya. Misalnya:
- Aktivitas pengolahan data menggunakan simbol proses.
- Pengambilan keputusan menggunakan simbol decision.
- Dokumen menggunakan simbol dokumen.
- Penyimpanan data elektronik menggunakan simbol database.
7.4 Setiap Simbol Memiliki Keterangan yang Jelas
Tulisan di dalam simbol harus singkat, jelas, dan menggambarkan aktivitas yang dilakukan.
Contoh:
- Benar: Memeriksa Persediaan.
- Kurang tepat: Melakukan kegiatan pemeriksaan terhadap jumlah barang yang terdapat di gudang untuk memastikan ketersediaannya.
7.5 Keputusan Harus Memiliki Cabang
Simbol keputusan harus menunjukkan kemungkinan hasil yang dapat terjadi.
Misalnya, keputusan mengenai ketersediaan barang memiliki dua cabang:
- Ya: Barang tersedia, proses dilanjutkan.
- Tidak: Barang tidak tersedia, pesanan diinformasikan kepada pelanggan atau diproses sesuai kebijakan perusahaan.
7.6 Hindari Garis yang Saling Berpotongan
Flowchart sebaiknya disusun dengan tata letak yang rapi. Garis yang saling berpotongan dapat membingungkan pembaca. Gunakan simbol penghubung apabila aliran terlalu panjang.
7.7 Perhatikan Pembagian Tugas
Dalam document flowchart, setiap bagian organisasi perlu ditampilkan secara jelas. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan kolom atau swimlane berdasarkan bagian yang bertanggung jawab.
7.8 Gunakan Simbol Secara Konsisten
Jangan menggunakan simbol yang berbeda untuk menggambarkan aktivitas yang sama tanpa alasan yang jelas.
7.9 Gambarkan Prosedur yang Sebenarnya
Flowchart untuk dokumentasi sistem berjalan harus menggambarkan praktik yang benar-benar dilaksanakan, bukan hanya prosedur yang seharusnya dilakukan menurut aturan tertulis.
Perbedaan antara prosedur tertulis dan pelaksanaan aktual perlu dicatat karena dapat menjadi temuan evaluasi sistem.
8. Tahapan Membuat Flowchart
Penyusunan flowchart perlu dilakukan secara sistematis. Sebelum menggambar simbol, penyusun harus memahami terlebih dahulu prosedur yang akan didokumentasikan.
Berikut tahapan yang dapat digunakan.
Tahap 1. Menentukan Sistem atau Prosedur yang Akan Digambarkan
Tentukan ruang lingkup sistem. Misalnya, sistem penjualan tunai, sistem pembelian, sistem penggajian, atau sistem penerimaan kas.
Tahap 2. Mengumpulkan Informasi Prosedur
Informasi dapat diperoleh melalui:
- Wawancara dengan pegawai.
- Observasi aktivitas operasional.
- Pemeriksaan dokumen transaksi.
- Penelaahan standar operasional prosedur (SOP).
- Diskusi dengan pihak yang bertanggung jawab.
Tahap 3. Mengidentifikasi Pihak yang Terlibat
Tentukan bagian atau pihak yang melaksanakan aktivitas, seperti bagian penjualan, gudang, kasir, bagian akuntansi, dan manajer.
Tahap 4. Mengidentifikasi Dokumen dan Data
Catat dokumen yang digunakan, dihasilkan, diterima, dan disimpan selama proses berlangsung.
Contoh: surat pesanan, faktur penjualan, bukti pembayaran, bukti pengiriman, dan laporan penjualan.
Tahap 5. Menentukan Urutan Aktivitas
Susun seluruh aktivitas sesuai dengan urutan pelaksanaan yang sebenarnya.
Tahap 6. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Tentukan aktivitas yang membutuhkan keputusan, persetujuan, atau pemeriksaan.
Contoh: apakah pelanggan memenuhi persyaratan kredit? Apakah barang tersedia? Apakah pembayaran sudah sesuai?
Tahap 7. Menggambar Flowchart
Gunakan simbol yang sesuai dan hubungkan setiap aktivitas dengan garis alir.
Tahap 8. Melakukan Pemeriksaan dan Evaluasi
Pastikan seluruh proses telah digambarkan, dokumen memiliki alur yang jelas, pembagian tugas terlihat, serta tidak terdapat aktivitas penting yang terlewat.
9. Contoh Penerapan Flowchart dalam Sistem Informasi Akuntansi
Untuk memahami penerapan flowchart, berikut contoh kasus pada perusahaan dagang.
9.1 Studi Kasus: Sistem Penjualan Tunai pada Toko ABC
Toko ABC merupakan perusahaan dagang yang menjual berbagai barang kebutuhan sehari-hari. Dalam menjalankan kegiatan operasional, perusahaan menerapkan prosedur penjualan tunai sebagai berikut:
- Pelanggan memilih barang yang akan dibeli.
- Pelanggan membawa barang ke kasir.
- Kasir memeriksa barang dan menghitung total harga pembelian.
- Kasir menyampaikan total pembayaran kepada pelanggan.
- Pelanggan melakukan pembayaran.
- Kasir menerima dan memeriksa uang pembayaran.
- Jika pembayaran tidak sesuai, kasir meminta pelanggan melengkapi kekurangan pembayaran.
- Jika pembayaran sesuai, kasir membuat nota penjualan.
- Kasir menyerahkan barang dan nota kepada pelanggan.
- Kasir mencatat transaksi penjualan.
- Pada akhir hari, kasir membuat laporan penjualan harian dan menyerahkannya kepada bagian akuntansi.
Berdasarkan uraian tersebut, dapat diidentifikasi beberapa aktivitas utama, yaitu penerimaan barang dari pelanggan, pemeriksaan harga, penerimaan pembayaran, pembuatan nota, penyerahan barang, pencatatan transaksi, dan pelaporan penjualan.
9.2 Identifikasi Komponen Flowchart
Sebelum menggambar flowchart, terlebih dahulu identifikasi komponen yang terlibat.
| Komponen | Keterangan |
|---|---|
| Pihak yang terlibat | Pelanggan, Kasir, Bagian Akuntansi. |
| Dokumen | Nota penjualan, laporan penjualan harian. |
| Input | Barang yang dibeli dan uang pembayaran. |
| Proses | Menghitung total, memeriksa pembayaran, mencatat transaksi. |
| Keputusan | Apakah pembayaran sesuai? |
| Output | Nota penjualan, barang yang diserahkan, laporan penjualan. |
| Penyimpanan | Arsip transaksi penjualan. |
9.3 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai
Berikut ilustrasi sederhana alur penjualan tunai pada Toko ABC.
9.4 Penjelasan Flowchart
Berdasarkan flowchart tersebut, prosedur penjualan tunai dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Proses dimulai
Proses penjualan dimulai ketika pelanggan memilih barang dan membawa barang tersebut ke kasir.
2. Kasir memeriksa barang
Kasir memeriksa barang yang dibeli pelanggan dan memastikan harga barang sesuai dengan daftar harga perusahaan.
3. Menghitung total pembayaran
Kasir menghitung jumlah keseluruhan barang yang dibeli dan menentukan total pembayaran yang harus dibayar pelanggan.
4. Pelanggan melakukan pembayaran
Pelanggan menyerahkan uang kepada kasir sesuai dengan total pembayaran.
5. Pemeriksaan pembayaran
Kasir memeriksa apakah jumlah uang yang diterima telah sesuai dengan total transaksi.
- Jika pembayaran belum sesuai, pelanggan diminta melengkapi kekurangan pembayaran.
- Jika pembayaran sesuai, transaksi dilanjutkan.
6. Pembuatan nota penjualan
Kasir membuat nota sebagai bukti transaksi penjualan yang telah dilakukan.
7. Penyerahan barang kepada pelanggan
Kasir menyerahkan barang beserta nota penjualan kepada pelanggan.
8. Pencatatan transaksi
Kasir mencatat transaksi penjualan sebagai bagian dari dokumentasi transaksi perusahaan.
9. Penyusunan laporan
Pada akhir hari, kasir menyusun laporan penjualan harian dan menyerahkannya kepada bagian akuntansi untuk diperiksa dan digunakan dalam proses pencatatan.
9.5 Analisis Pengendalian Internal Berdasarkan Flowchart
Flowchart tidak hanya digunakan untuk menjelaskan prosedur, tetapi juga dapat membantu menganalisis pengendalian internal.
Berdasarkan kasus Toko ABC, beberapa aspek pengendalian internal yang dapat dianalisis adalah:
| Aspek Pengendalian | Analisis |
|---|---|
| Bukti transaksi | Nota penjualan menjadi bukti transaksi yang telah dilakukan. |
| Pemeriksaan pembayaran | Kasir memeriksa kesesuaian uang dengan nilai transaksi. |
| Pencatatan transaksi | Transaksi penjualan dicatat sebagai dasar pelaporan. |
| Pelaporan | Laporan penjualan harian diserahkan kepada bagian akuntansi. |
| Pemisahan tugas | Perlu diperhatikan agar penerimaan kas, pencatatan, dan pemeriksaan tidak sepenuhnya dilakukan oleh satu pihak. |
Dalam praktiknya, prosedur tersebut masih dapat ditingkatkan dengan melakukan rekonsiliasi antara uang kas yang diterima, nota penjualan, dan laporan penjualan harian. Pemeriksaan oleh bagian yang berbeda juga dapat memperkuat pengendalian internal.
10. Contoh Kedua: Document Flowchart Sistem Pembelian Kredit
Selain penjualan tunai, flowchart juga dapat digunakan untuk menggambarkan prosedur pembelian kredit.
10.1 Gambaran Kasus
PT Maju Bersama melakukan pembelian persediaan barang dagang secara kredit dari pemasok. Prosedur pembelian dilakukan dengan melibatkan bagian gudang, bagian pembelian, pemasok, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi.
Prosedurnya sebagai berikut:
- Bagian gudang memeriksa persediaan barang.
- Jika persediaan mencapai batas minimum, bagian gudang membuat surat permintaan pembelian.
- Surat permintaan pembelian diserahkan kepada bagian pembelian.
- Bagian pembelian memilih pemasok dan membuat surat pesanan pembelian.
- Surat pesanan pembelian dikirimkan kepada pemasok.
- Pemasok mengirimkan barang beserta dokumen pengiriman.
- Bagian penerimaan memeriksa kesesuaian barang dengan pesanan.
- Jika barang sesuai, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang.
- Dokumen penerimaan barang diserahkan kepada bagian akuntansi.
- Pemasok mengirimkan faktur pembelian.
- Bagian akuntansi mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan barang.
- Jika dokumen sesuai, bagian akuntansi mencatat transaksi pembelian dan utang perusahaan.
10.2 Identifikasi Bagian yang Terlibat
| Bagian | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Gudang | Memeriksa persediaan dan membuat permintaan pembelian. |
| Pembelian | Memilih pemasok dan membuat pesanan pembelian. |
| Pemasok | Mengirim barang dan faktur pembelian. |
| Penerimaan | Memeriksa barang dan membuat laporan penerimaan. |
| Akuntansi | Memeriksa dokumen dan mencatat pembelian serta utang. |
10.3 Ilustrasi Document Flowchart
10.4 Analisis Prosedur
Berdasarkan prosedur tersebut, terdapat beberapa aspek penting dalam pengendalian internal:
- Bagian gudang bertanggung jawab mengidentifikasi kebutuhan persediaan.
- Bagian pembelian bertanggung jawab memilih pemasok dan membuat pesanan.
- Bagian penerimaan bertanggung jawab memeriksa barang yang datang.
- Bagian akuntansi bertanggung jawab memeriksa kelengkapan dokumen dan mencatat transaksi.
- Pencatatan utang sebaiknya dilakukan setelah dokumen pendukung dicocokkan.
Salah satu pengendalian yang penting adalah pencocokan tiga dokumen (three-way matching), yaitu:
- Surat pesanan pembelian (purchase order).
- Laporan penerimaan barang (receiving report).
- Faktur pembelian (supplier invoice).
Pencocokan tersebut bertujuan memastikan bahwa barang yang ditagihkan pemasok memang telah dipesan dan diterima perusahaan.
11. Perbedaan Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD)
Dalam dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi, flowchart sering digunakan bersama Data Flow Diagram (DFD). Keduanya sama-sama menggambarkan sistem, tetapi memiliki fokus yang berbeda.
| Aspek | Flowchart | Data Flow Diagram (DFD) |
|---|---|---|
| Fokus | Urutan prosedur dan aliran proses. | Pergerakan dan pengolahan data. |
| Penggambaran | Aktivitas, keputusan, dokumen, dan aliran. | Entitas eksternal, proses, penyimpanan data, dan aliran data. |
| Urutan aktivitas | Menunjukkan urutan proses. | Tidak menekankan urutan waktu. |
| Dokumen | Dapat menggambarkan dokumen secara rinci. | Menggambarkan data yang mengalir. |
| Pengendalian | Dapat memperlihatkan titik pemeriksaan dan pembagian tugas. | Lebih berfokus pada aliran dan transformasi data. |
| Contoh | Prosedur penerimaan kas. | Aliran data penerimaan kas. |
Contoh perbedaannya:
Dalam sistem penjualan, flowchart dapat menggambarkan bahwa kasir menerima uang, membuat nota, menyerahkan barang, dan mencatat transaksi.
Sementara itu, DFD lebih menekankan bagaimana data pesanan diterima, diproses menjadi data transaksi penjualan, disimpan dalam database, dan menghasilkan informasi penjualan.
Dengan demikian, flowchart dan DFD bukan teknik yang saling menggantikan, tetapi dapat digunakan secara bersamaan untuk memberikan gambaran sistem yang lebih lengkap.
12. Kesalahan Umum dalam Penyusunan Flowchart
Dalam praktik penyusunan dokumentasi sistem, terdapat beberapa kesalahan yang sering dilakukan, antara lain:
- Penggunaan simbol yang tidak tepat. Contohnya, aktivitas pengambilan keputusan digambarkan menggunakan simbol proses.
- Tidak terdapat simbol awal dan akhir. Hal ini menyebabkan batas prosedur tidak jelas.
- Arah panah tidak konsisten. Garis alir yang tidak jelas membuat urutan proses sulit dipahami.
- Tidak mencantumkan bagian yang bertanggung jawab. Akibatnya, pembagian tugas antarbagian tidak dapat diketahui.
- Dokumen tidak digambarkan secara lengkap. Padahal dokumen merupakan bukti penting dalam sistem akuntansi.
- Tidak menggambarkan proses keputusan. Misalnya, prosedur pemeriksaan pembayaran hanya menunjukkan pembayaran diterima tanpa memperlihatkan kondisi apabila pembayaran tidak sesuai.
- Flowchart terlalu rumit. Terlalu banyak aktivitas dalam satu bagan dapat menyulitkan pembaca.
- Tidak sesuai dengan kondisi aktual. Flowchart yang dibuat hanya berdasarkan SOP tanpa melakukan konfirmasi terhadap praktik di lapangan berpotensi tidak menggambarkan sistem sebenarnya.
Untuk menghindari kesalahan tersebut, penyusun harus memahami prosedur secara menyeluruh, mengidentifikasi pihak yang terlibat, dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap bagan yang telah dibuat.
13. Aplikasi untuk Membuat Flowchart
Flowchart dapat dibuat menggunakan berbagai perangkat lunak, baik yang bersifat umum maupun khusus untuk dokumentasi sistem.
13.1 Microsoft Visio
Aplikasi khusus untuk membuat diagram profesional, termasuk system flowchart, document flowchart, dan diagram proses bisnis.
Kunjungi situs resmi Microsoft Visio
13.2 diagrams.net (draw.io)
Aplikasi diagram yang dapat digunakan melalui browser untuk membuat flowchart tanpa harus memasang aplikasi desktop.
Kunjungi situs resmi diagrams.net
13.3 Lucidchart
Aplikasi diagram berbasis web yang menyediakan berbagai template untuk membuat flowchart dan diagram proses bisnis.
Kunjungi situs resmi Lucidchart
13.4 Microsoft PowerPoint
Dapat digunakan untuk membuat flowchart sederhana melalui fitur Shapes dan Connectors.
Kunjungi situs resmi Microsoft PowerPoint
Untuk pembelajaran di kelas, diagrams.net dapat menjadi pilihan karena relatif mudah digunakan untuk membuat flowchart sederhana maupun kompleks.
14. Kesimpulan
Flowchart merupakan salah satu teknik dokumentasi sistem yang penting dalam Sistem Informasi Akuntansi. Teknik ini digunakan untuk menggambarkan urutan aktivitas, proses pengambilan keputusan, perpindahan dokumen, serta hubungan antarbagian dalam suatu organisasi melalui simbol-simbol grafis.
Terdapat beberapa jenis flowchart, antara lain system flowchart, document flowchart, dan program flowchart. Masing-masing memiliki tujuan yang berbeda sesuai dengan aspek sistem yang ingin didokumentasikan.
Dalam penerapannya, flowchart tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk menjelaskan prosedur operasional, tetapi juga membantu organisasi mengidentifikasi kelemahan sistem, mengevaluasi pembagian tugas, dan memperkuat pengendalian internal.
Oleh karena itu, kemampuan menyusun dan membaca flowchart merupakan kompetensi penting bagi mahasiswa akuntansi, khususnya dalam memahami bagaimana transaksi diproses, dicatat, dan dilaporkan melalui suatu sistem informasi akuntansi.